Αντικείμενο ρύθμισης και νομικές βάσεις επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

1. Αντικείμενο ρύθμισης του παρόντος αποτελεί η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των φυσικών προσώπων που παρέχουν την τηλεργασία στον δημόσιο τομέα, τόσο σε κανονικές όσο και σε έκτακτες συνθήκες, μέσω της αξιοποίησης των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών.

2. Ο εκάστοτε Φορέας υποβάλλει σε επεξεργασία τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του προσωπικού κατά την τηλεργασία, προς τον σκοπό εφαρμογής των διατάξεων των άρθρων 1-18 του ν. 4807/2021 που προβλέπουν την τηλεργασία στον δημόσιο τομέα. Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. β της παρ. 3 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τα άρθρα 5 και 27 του ν. 4624/2019. Περαιτέρω, ο Φορέας υποβάλλει σε επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα του λοιπού προσωπικού, καθώς και λοιπών τρίτων φυσικών προσώπων (διοικουμένων), όταν αυτό είναι απαραίτητο για την άσκηση των καθηκόντων του και την εκπλήρωση της αποστολής του, που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που του έχει ανατεθεί, σύμφωνα με τις περ. γ και ε της παρ. 1 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ. Επίσης, υποβάλλει σε επεξεργασία προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων, με τα οποία συνδέεται με συμβατική σχέση κατ’ εφαρμογή του άρθρου 6 παρ. 1 περ. β του ΓΚΠΔ.

3. Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα λαμβάνει χώρα για τον σκοπό της υλοποίησης της τηλεργασίας στον δημόσιο τομέα κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του ν. 4807/2021. Οι κατηγορίες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τυγχάνουν επεξεργασίας προσδιορίζονται στο άρθρο 4 του παρόντος. Ο εκάστοτε Φορέας, ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, υποχρεούται να προβεί στην εκπόνηση μελέτης εκτίμησης αντικτύπου πριν από την έναρξη της τηλεργασίας, σύμφωνα με την παρ. 9 του άρθρου 6 του ν. 4807/2021.

4. Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση των καθηκόντων του τηλεργαζόμενου και τις λειτουργικές ανάγκες του Φορέα, είναι δυνατή η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του τηλεργαζόμενου μέσω της χρήσης συστήματος παρακολούθησης του χρόνου εργασίας, αποκλειστικά για τον σκοπό της εφαρμογής της τηλεργασίας στον δημόσιο τομέα και ειδικότερα, αποκλειστικά, για τον ειδικότερο σκοπό της απόδειξης της τήρησης του νόμιμου ωραρίου. Η χρήση συστήματος παρακολούθησης του χρόνου εργασίας επιτρέπεται μόνο εφόσον είναι αδύνατη η παρακολούθηση της τήρησης του ωραρίου με ηπιότερα μέσα, και η χρήση του συστήματος αιτιολογείται επαρκώς ως ανάλογη του στόχου που υπηρετεί, περιορίζεται στο πλαίσιο του επιδιωκόμενου σκοπού και δεν προκύπτει από τη διενεργηθείσα εκτίμηση αντικτύπου ότι ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των τηλεργαζόμενων του Φορέα, συνεκτιμώντας τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας πρέπει να υιοθετεί προς τη συγκεκριμένη κατεύθυνση μέτρα, τα οποία πρέπει να σέβονται τα θεμελιώδη δικαιώματα των τηλεργαζόμενων, σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας και τις θεμελιώδεις αρχές που διέπουν την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, αποκλείοντας μέτρα τα οποία παραβιάζουν τα ανωτέρω, καθώς και τις αποφάσεις της Αρχής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΑΠΔΠΧ) και της Ομάδας Εργασίας του άρθρου 29 (ήδη Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων).

5. Ο Φορέας υποχρεούται, πριν από την έναρξη της τηλεργασίας, να κοινοποιεί στους τηλεργαζόμενους αναλυτικά τους σκοπούς επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τις νομικές βάσεις της επεξεργασίας τους, τυχόν αποδέκτες ή τις κατηγορίες αποδεκτών των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, το χρονικό διάστημα για το οποίο αποθηκεύονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και κάθε άλλη πληροφορία που απαιτείται, σύμφωνα με τα άρθρα 13 και 14 του ΓΚΠΔ.